Một năm học mới đã bắt đầu, trước những diễn biến phức tạp của tình hình dịch bệnh Covid-19, cùng với các trường Đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, các Thầy cô Khoa Công nghệ Thông tin-Trường Đại học Mỏ Địa Chất và các em sinh viên gặp nhau trên lớp học trực tuyến Microsoft Teams, giúp đảm bảo an toàn cho tất cả cho mọi người với các biện pháp phòng chống dịch theo đúng chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ. Đây là xu hướng học tập và làm việc trực tuyến rất hiệu quả, nhất là trong tình hình dịch bệnh như hiện nay. IT.HUMG sẽ giới thiệu tới các em sinh viên 2 nội dung chủ yếu sau:
- Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams để học trực tuyến;
- Những ưu điểm vượt trội của Microsoft Teams
I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS ĐỂ HỌC TRỰC TUYẾN
1. Thông tin tài khoản
- Tên truy cập: Phòng đào tạo sẽ tạo cho mỗi em một mã sinh viên, mã này sẽ gắn liền với sinh viên trong suốt những năm theo học tại trường. Từ mã sinh viên, Trung tâm Thông tin – Thư viện sẽ tạo cho mỗi sinh viên một email HUMG có dạng: mã_sinh_viên@humg.edu.vn. Sinh viên sẽ học trên Microsoft Teams qua email này.
- Mật khẩu mặc định của các tài khoản e-mail HUMG là Humg1234. Trong trường hợp không thể truy cập, người dùng cần liên hệ với Trung tâm Thông tin – Thư viện để được trợ giúp.
- Tên lớp: Phòng đào tạo sẽ tạo Teams với tên học phần mà giảng viên đó phụ trách sau đó add email sinh viên theo lớp học phần.
- Khi nhập mật khẩu nhớ nhập đúng chữ hoa và chữ thường.
2. Một số yêu cầu để tham gia Microsoft Teams
- Giảng viên và sinh viên cần phải cài đặt ứng dụng Microsoft Teams (có sẵn treeb các nền tảng Windows, Mac OS, Android, IOS) hoặc chạy trực tiếp trên website.
- Giảng viên và sinh viên phải kích hoạt tài khoản E-mail HUMG do Trung tâm Thông tin – Thư viện cấp cụ thể:
+ Giảng viên: họ_và_tên@humg.edu.vn
+ Sinh viên: mã_sinh_viên@humg.edu.vn
- Mật khẩu mặc định của các tài khoản e-mail HUMG là Humg1234. Trong trường hợp không thể truy cập, người dùng cần liên hệ với Trung tâm Thông tin – Thư viện để được trợ giúp.
- Sinh viên chuẩn bị máy tính (PC, laptop hoặc điện thoại) có kết nối internet để tham gia lớp học trực tuyến (Lưu ý: Với sinh viên khoa Công nghệ Thông tin, các em nên trang bị cho mình máy tính PC hoặc laptop);
- Trang phục nghiêm túc;
- Địa điểm học đảm bảo yên tĩnh, lịch sự.
3. Đăng nhập trên máy tính
+ Truy cập vào địa chỉ https://teams.microsoft.com bằng trình duyệt web, hoặc mở phần mềm Microsoft Teams trên các nền tảng Windows, Mac OS, Android, iOS.
+ Nhập tài khoản (Account): mã_sinh_viên@humg.edu.vn; mật khẩu (Password) và nhấn Đăng nhập (Sign in).
Lưu ý: nhập tên truy cập và mật khẩu, đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên (Mật khẩu mới phải gồm ít nhất 8 ký tự, trong đó có chữ hoa, chữ thường và số). Sinh viên cần nhớ mật khẩu mới để sử dụng các lần sau;
- Khi hệ thống đề nghị tải ứng dụng thì click vào liên kết “Use the web app instead” (không cần tải ứng dụng). Riêng đối với máy Mac (sử dụng MacOS) bắt buộc phải cài phần mềm để sử dụng;
- Chọn “Nhóm” hoặc “Teams” rồi chọn {Tên lớp} -> Chung (Hoặc {Tên lớp} -> General);
- Tham gia lớp học: Sau khi đăng nhập thành công, sinh viên sẽ thấy các lớp học của mình (với điều kiện là các giảng viên đã tạo xong lớp và thêm sinh viên vào lớp).
Nhấn vào nút “Tham gia” hoặc “Join” ở phần “LỚP HỌC CHÍNH THỨC” (Nếu không có nút “Tham gia” thì chọn “LỚP HỌC CHÍNH THỨC” rồi nhấn “Tham gia” hoặc “Join”;
- Nếu sử dụng trang web (qua Chrome hoặc Cốc cốc), Sau khi click Tham gia hoặc Join ở màn hình trước, chọn “Tham gia ngay” hoặc “Join Now”;
- Nếu sử dụng phần mềm Microsoft Teams thì lựa chọn “Computer Audio” rồi chọn “Join now”;
- Để kết thúc buổi học, chọn Leave (Nút đỏ) để kết thúc buổi học.
4. Đăng nhập trên điện thoại
- Vào App Store hoặc Play Store hoặc CH Play, cài đặt ứng dụng Microsoft Teams;
- Mở ứng dụng Teams, nhập tên truy cập và mật khẩu, đổi mật khẩu đăng nhập ở lần đầu tiên (Mật khẩu mới phải gồm ít nhất 8 ký tự, trong đó có chữ hoa, chữ thường và số;
- Vào “Nhóm” hoặc “Teams”, chọn {Tên lớp}-> Chung (Hoặc {Tên lớp}-> General);
- Để tham gia lớp học: Nhấn vào nút “Tham gia” hoặc “Join” ở phần “LỚP HỌC CHÍNH THỨC” (Nếu không có nút “Tham gia” thì chọn “LỚP HỌC CHÍNH THỨC”, “Chi tiết” Hoặc “DETAILS” rồi nhấn “Tham gia” hoặc “Join”).
- Chọn “Tham gia ngay” hoặc “Join now” để vào lớp. Chú ý lựa chọn đúng ở các hình đã khoanh đỏ;
- Trong lớp, chạm vào màn hình để hiển thị thanh điều khiển, cho phép bật/tắt micro, bật tắt loa ngoài.
Ghi chú:
- Lịch học theo thời khóa biểu;
- Tắt micro, camera khi vào lớp và khi không có nhu cầu phát biểu; bật micro và camera khi phát biểu;
- Tích cực trao đổi thảo luận; Không làm việc riêng trong giờ; Hệ thống sẽ tự động ghi nhận thời gian học viên tham dự lớp học,
- Giảng viên phụ trách học phần sẽ điểm danh trong quá trình giảng dạy.
II. NHỮNG ƯU ĐIỂM VƯỢT TRỘI CỦA MICROSOFT TEAMS
- Tính năng chat của Teams tích hợp các chức năng của Lync như tìm kiếm bạn bè trong nhóm; tạo group chat, cài đặt sự kiện, tạo khảo sát trong nhóm…; Các thành viên có thể tag các thành viên khác, giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc, hệ thống sẽ nhắc nhở khi gần đến deadline.
- Việc chia sẻ tài liệu trên Microsoft Teams cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ tích hợp cả OneDrive, việc chia sẻ tài liệu trên cloud sẽ nhanh chóng và không bị giới hạn dung lượng. Một điểm đáng chú ý của Microsoft Teams là người dùng có thể quyết định để thành viên mới được phép đọc toàn bộ hay một phần nội dung chat cũ của nhóm, chức năng cho phép phân quyền thành viên cũng giúp việc quản lý nhóm chat diễn ra tốt hơn.
- Nhờ chức năng Filter, việc theo dõi tin nhắn trên Microsoft Teams trở nên dễ dàng, người sử dụng sẽ theo dõi được các tin nhắn được tag tên, các tin nhắn chưa đọc, tin nhắn đang theo dõi, tin nhắn yêu thích. Như vậy, người sử dụng sẽ hạn chế việc bỏ lỡ tin nhắn trong các group chat.
- Cuối cùng, Microsoft Teams có thể tùy biến hàng chục tabs chức năng khác theo mục đích sử dụng của nhóm như: Trello, Survey Monkey, Jira Cloud…
1. Tập trung tốt hơn vào công việc
Với Teams, chúng ta có thể dễ dàng tập trung sự chú ý của mình vào các chủ đề liên quan đến công việc và ưu tiên thời gian của mình tốt hơn. Thay vì dành thời gian kiểm tra thư mới từ hộp thư đến, Microsoft Teams sẽ phân chia luồng thông tin thành các kênh. Kênh chỉ chứa các cuộc hội thoại, cuộc họp và tài liệu liên quan đến chủ đề của kênh cụ thể đó. Vì vậy, thay vì phải kiểm tra thông báo, tin tức cập nhật trên email dẫn đến hòm email có thể bị quá tải, chúng ta có thể tập trung sự chú ý có giá trị của mình và dành thời gian giới hạn cho các kênh nơi chúng ta thực sự làm việc.
2. Tăng tính minh bạch
Một thách thức lớn trong cộng tác là truyền thông tin để mọi người biết rõ chuyện gì đang xảy ra. Với Microsoft Teams, việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Chúng ta không còn phải lo lắng về việc “cc” email hay mời tham dự một cuộc họp. Thay vào đó, người dùng chỉ cần đăng thông báo lên kênh có liên quan, @ -mention những người chúng ta muốn nhận thông báo và mọi người có thể dễ dàng theo dõi thông tin đó. Ngoài ra, bằng cách hiển thị các cuộc họp cho mọi người trong kênh, tính minh bạch của Microsoft Teams được thể hiện bằng cách cho phép mọi người trong kênh đến pop-in.
3. Họp nhóm thông minh với công nghệ AI
Nhờ áp dụng AI, Microsoft Teams hiện đang hoàn thiện chức năng học trực tuyến thông minh với nhiều tính năng ưu việt.
- Ghi âm đám mây - Ghi âm một buổi học, tính năng này cho phép các thành viên đọc phụ đề, tìm kiếm cuộc hội thoại và phát lại toàn bộ hoặc một phần buổi học. Trong tương lai, tính năng này cũng sẽ bao gồm nhận diện khuôn mặt.
- Tương tác giọng nói Cortana cho các thiết bị hỗ trợ Teams - Giúp người dùng thực hiện cuộc gọi, tham gia lớp học hoặc thêm người khác vào lớp học. Chức năng này sẽ mở rộng cho điện thoại IP và các thiết bị khác trong lớp học.
- Làm mờ phông nền trên video - Tính năng làm mờ phông nền trong khi gọi video sẽ cho phép sinh viên tập trung vào giảng viên thay vì những hình ảnh phía sau.
- Phát hiện lân cận cho lớp học Teams - Giúp người dùng dễ dàng khám phá và sẵn sàng cho bất kỳ buổi học nào.
- Chia sẻ di động trong lớp học - Người học có thể chia sẻ video phát trực tuyến, ảnh hoặc màn hình từ thiết bị di động của họ.
4. Bot (Trợ lý ảo)
Bots sẽ giúp người dùng xử lý các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại hàng ngày và giúp người dùng tiết kiệm thời gian. Chúng ta có thể tự thiết kế Bot của riêng mình hoặc sử dụng những công cụ có sẵn như: Azure Bot. Bot xuất hiện giống như bất kỳ thành viên nhóm nào khác mà chúng ta tương tác, ngoại trừ việc nó có biểu tượng hình lục giác và luôn trực tuyến.
5. Tính năng bảo mật tiên tiến và tuân thủ theo chuẩn toàn cầu
Trong Microsoft Teams, dữ liệu được mã hóa toàn thời gian và được bảo trợ bởi một mô hình hoạt động minh bạch không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Bộ nhận dạng nhiều tầng cung cấp bảo vệ danh tính nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu an toàn trong nhóm. Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các chuẩn bảo vệ dữ liệu và tuân thủ trọng điểm, như các điều khoản xử lý dữ liệu như các điều khoản chuẩn Liên minh Châu Âu (HIPAA BAA), ISO 27001, ISO 27.018, và báo cáo SSAE 16 SOC 1 và 2. Ngoài ra, Microsoft Teams còn hỗ trợ người dùng tính năng cuộc gọi video, thoại đến các liên lạc cụ thể có sử dụng dịch vụ hoặc số điện thoại cố định.
Nhìn chung Microsoft Teams rất đơn giản và hoàn toàn dễ sử dụng, thêm vào đó, đây lại là sản phẩm được phát triển bởi Microsoft nên việc hỗ trợ và tích hợp các tính năng mới lạ và hữu ích là điều đương nhiên.
Mục tiêu cuối cùng của các bạn sinh viên thể hiện ở kết quả mình đạt được. Đối với phương pháp học trực tuyến, người học luôn mong muốn học như thế nào để đạt hiệu quả, phù hợp nhất. Hy vọng những gì chúng tôi đã chia sẻ ở trên sẽ giúp cho các bạn sinh viên khoa Công nghệ Thông tin nói riêng và sinh viên HUMG nói chung sẽ có được phương pháp học trực tuyến hiệu quả trên phần mềm Microsoft Team.